Analyseren

Analyseren (of: analytisch denken) is het systematisch onderzoeken en ontleden van een complex probleem of vraagstuk in zijn elementen. De belangrijkste analytische vaardigheden zijn:

• verschillende relevante aspecten en deelproblemen van een probleem onderscheiden
• het vermogen om informatie te verzamelen over de achtergronden en oorzaken
• verbanden leggen tussen de gegevens die je hebt verzameld
• het relatieve belang van de elementen bepalen
• oorzaken opsporen
• adequate oplossingen bedenken

Van iemand die goed analytisch kan denken wordt gezegd dat hij een sterk analytisch vermogen heeft. Dit vind je vaak terug als functie-eis in de profielschets in vacatures. Rationeel denken en goed kunnen analyseren is een belangrijke soft skill in veel functies.

Analytisch denken is nauw verwant aan kritisch denken. Je neemt niets zomaar als vanzelfsprekend aan, maar je stelt vragen als:

• Wat betekent dat precies?
• Waarom is dat zo?
• Hoe werkt dat?
• Klopt die bewering wel?
  

Door dit soort vragen te stellen kun je de essentie onderkennen en ben je in staat duidelijk de kwintessens of de kern van het probleem te omschrijven. Je bekijkt het probleem vanuit verschillende gezichtspunten.

Je maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, tussen symptomen en oorzaken, tussen feiten en opvattingen. Je bepaalt eerst de hoofdlijnen en detailleert later. Je ziet snel verbanden, relaties en overeenkomsten. Je ziet trends en patronen in ogenschijnlijk losstaande gegevens. Je gaat logisch en methodisch te werk.

Je ziet logische verbanden, zoals de relatie tussen oorzaak en gevolg. Je begrijpt een argumentatie en redenering. Je luistert naar de argumenten en opvattingen van anderen en betrekt deze in je analyse, ook wanneer ze tegenstrijdig zijn. Je bent goed in staat om een kwestie vanuit verschillende invalshoeken en perspectieven te bekijken. Je vraagt door op onduidelijkheden. Je onderkent denkfouten, ongeldige en onjuiste argumenten.

Je overdenkt de voor- en nadelen van een idee, plan of voorstel. Je hebt een goed beoordelingsvermogen en kunt objectief over zaken nadenken.

Je analyseert taken en werkprocessen waarin zich problemen voordoen. Je denkt niet meteen oplossingsgericht, maar duikt eerst in de probleemanalyse. Waarom is de situatie anders dan wat je wilt of verwacht? Wat gebeurt er dat niet zou moeten gebeuren en wat gebeurt er niet wat wel zou moeten gebeuren? Wat is er echt aan de hand? Pas wanneer je een dieper inzicht hebt in de aard en oorzaken van het probleem, bedenk je een passende oplossing.

Als je initiatiefrijk bent, dan signaleer je proactief problemen. Zodra een probleem zichtbaar wordt, onderneem je actie en zoek je naar informatie en oplossingen.

Analytisch vermogen als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie analytisch vermogen (of: analyserend vermogen, probleemanalyse of analyseren) staat op vrijwel elke lijst met algemene competenties.

Welke ondersteunende competenties komen daarbij kijken?

• Kritisch denken: je analyseert en beoordeelt informatie onafhankelijk van anderen; je komt door zorgvuldig nadenken tot je eigen, onderbouwde conclusies.
  
• Argumenteren: de ander overtuigen van jouw standpunt door gebruik te maken van geldige en juiste argumenten en een heldere en overtuigende redenering.
• Creativiteit: analytisch denken biedt aanknopingspunten voor creativiteit, doordat je op zoveel manieren tegen een vraagstuk aankijkt.

Aan welke competenties draagt analytisch vermogen bij?

• Besluitvaardig: je durft besluiten te nemen. Dat doe je door actie te ondernemen of door een oordeel te geven over een bepaalde kwestie. Analytisch denken zorgt voor kwalitatief betere besluitvorming.
• Helikopterview: je kunt een vraagstuk opdelen in elementen en daarover afzonderlijk nadenken, maar je kunt ook het geheel overzien.
• Leiderschap: het vermogen om individuen of groepen te inspireren tot een gedeelde visie, en ze daarmee te leiden en beïnvloeden in de richting van een gemeenschappelijk doel.

Voorbeeld van analyseren: administrateur versus controller

Als in een bedrijf de winst terugloopt dan rapporteert een administrateur dat feit aan de verantwoordelijke manager. Van een controller of financieel analist wordt echter verwacht dat hij analytisch denkt. Hij zoekt in de administratie naar relevante informatie, bijvoorbeeld gegevens van voorgaande perioden. Hij ontdekt dat de omzet van een bepaald product is teruggelopen en de kosten zijn gestegen, wat twee verschillende deelproblemen kunnen zijn. De hogere kosten blijken te worden verklaard door een wijziging in de interne doorberekening van kosten. Het gaat dus om de teruggelopen omzet. Vervolgens verdiept hij zich in deze specifieke omzetbron en in de relevante trends en invloeden.

Analytisch vermogen als kernkwaliteit

Wat is de valkuil van analytisch vermogen?

Hoewel een goed analytisch vermogen voordelen heeft voor je professionele ontwikkeling en carrière, kan te analytisch zijn ook nadelen hebben. Analytisch vermogen kan doorslaan naar gevoelsarm, een overdreven rationele houding, met weinig oog voor emoties van anderen. Kenmerken van deze valkuil zijn:

• Je hebt moeite om emotioneel contact te maken met anderen.
• Je komt op anderen kil en afstandelijk over.
• Je bent hardvochtig en toont weinig medeleven.

Een andere valkuil is overanalyseren en besluiteloosheid. Je besteedt teveel tijd aan elk klein en alledaags besluit, omdat je er te diep over nadenkt. Bij complexe problemen zie je telkens nieuwe invalshoeken en aanknopingspunten voor een diepteanalyse.

Wat zijn jouw uitdagingen of leerdoelen?

Belangrijke leerdoelen om te voorkomen dat analytisch vermogen doorslaat naar een valkuil zijn:

• Empathie: het vermogen om je in te leven in de gevoelens van andere mensen en mee te leven met hun emoties.
  
• Sensitiviteit of inlevingsvermogen: het vermogen om gevoelig te zijn en je in te leven in de situatie van een ander en zijn belangen, wensen en behoeften te begrijpen.
• Intuïtie: een ingeving, een directe inschatting van een situatie of neiging tot een keuze, zonder er rationeel over na te denken. Het wordt ook wel je zesde zintuig of een innerlijke stem genoemd. Bij alle grote en kleine besluiten die we in het dagelijks leven nemen, speelt intuïtie in enige mate een rol.
• Pragmatisch: handelend optreden, gericht op praktisch nut en bruikbaarheid. Je kunt vlot een knoop doorhakken en een beslissing nemen.
  

Wat zijn je allergieën?

Als je een echte analyticus bent, dan kun je je ergeren aan iemand die:

• Zich sentimenteel gedraagt en zich laat meesleuren door zijn emoties.
• Onvolledige of onnauwkeurige informatie geeft.
• Beslissingen neemt op basis van emoties in plaats van feiten en argumenten.
• Feitelijke gegevens of bewijs negeert of verwerpt.
• Geen duidelijke redenering of rechtvaardiging heeft voor een besluit.
• Weerstand uitoefent tegen verandering of vernieuwing.
• Circulaire, onlogische of ongeldige argumenten gebruikt.
• Zich baseert op subjectieve meningen of persoonlijke vooroordelen.
  

Analysemethoden: de tools voor effectief analyseren

Er zijn verschillende analysemethoden die je kunt inzetten om situaties op het werk te onderzoeken, problemen op te lossen of strategische beslissingen te nemen. Hieronder bespreken we enkele veelgebruikte analysemethoden.

SWOT-analyse

De SWOT-analyse is een van de populairste analysemethoden, vooral gebruikt in strategische planning. Hierbij onderzoek je de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van een organisatie, project of situatie. Door deze vier factoren in kaart te brengen, krijg je een helder overzicht van zowel de interne als externe factoren die invloed hebben op je besluitvorming. Dit is een eenvoudige maar krachtige methode om je positie in de omgeving te analyseren.

Voorbeeld SWOT-analyse

Stel je werkt in een marketingteam dat een nieuw product wil lanceren. Met een SWOT-analyse kun je onderzoeken welke interne sterktes je kunt benutten, welke zwaktes aandacht vereisen, welke marktkansen er zijn en welke externe bedreigingen je kunt tegenkomen, zoals concurrenten of veranderende regelgeving.

Root Cause Analysis (RCA)

Wanneer je de oorzaak van een probleem wilt achterhalen, is de Root Cause Analysis een effectieve methode. Hierbij graaf je steeds dieper in een probleem om tot de kernoorzaak te komen, in plaats van alleen symptomen aan te pakken. Een veelgebruikte techniek binnen deze methode is de "5 Why's", waarbij je vijf keer de vraag "Waarom?" stelt om de bron van het probleem te achterhalen.

Voorbeeld RCA

Stel je werkt op de IT-afdeling en een systeemstoring zorgt voor onderbrekingen in de bedrijfsvoering. Met RCA kun je onderzoeken waarom de storing is ontstaan en de fundamentele oorzaak opsporen.

Mindmapping

Mindmapping is een visuele analysemethode waarmee je ideeën, informatie en verbanden overzichtelijk kunt  structureren. Dit is vooral nuttig wanneer je met een complex probleem of project te maken hebt dat uit veel verschillende elementen bestaat. Door ideeën te visualiseren in een mindmap, kun je snel relaties en hiaten in je kennis ontdekken.

Voorbeeld: Als projectmanager kun je mindmapping gebruiken om de verschillende fases van een project in kaart te brengen, de belanghebbenden (stakeholders) te identificeren en afhankelijkheden of risico’s zichtbaar te maken.

Pareto-analyse

De Pareto-analyse, ook wel de 80/20-regel genoemd, is gebaseerd op het principe dat 80% van de effecten voortkomt uit 20% van de oorzaken. Deze analysemethode helpt je te focussen op de belangrijkste factoren die invloed hebben op een situatie. Het wordt vaak gebruikt om prioriteiten te stellen of een efficiëntieslag te maken.

Voorbeeld Pareto

In de klantenservice kun je de Pareto-analyse gebruiken om vast te stellen dat 80% van de klachten wordt veroorzaakt door slechts een handvol veelvoorkomende problemen. Door je aandacht te richten op het oplossen van deze kernproblemen, verbeter je de algehele klanttevredenheid.

Kosten-batenanalyse

Een kosten-batenanalyse helpt bij het evalueren van een beslissing door de kosten en baten tegenover elkaar af te wegen. Dit is een kwantitatieve methode waarbij je zowel directe als indirecte kosten en opbrengsten in kaart brengt om te bepalen of een investering of beslissing de moeite waard is.

Voorbeeld kosten-baten

Bij het overwegen van een nieuwe software-investering kun je een kosten-batenanalyse uitvoeren om te berekenen of de verwachte baten, zoals verhoogde productiviteit en lagere onderhoudskosten, opwegen tegen de initiële aanschaf- en implementatiekosten.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je goed kunt analyseren?

Stel: Je solliciteert op de vacature 'officemanager met een goed analytisch vermogen'. Wat wordt er hier van je gevraagd? Als officemanager breng je structuur aan op kantoor. Daarvoor moet je goed kunnen analyseren.

In je vorige baan heb je een nieuw secretariaat ingericht. Dat heb je als volgt aangepakt:

• Eerst heb je bij de medewerkers onderzocht waar de behoefte aan ondersteuning lag.
• Daarna heb je een analyse gemaakt van de werkstromen op de afdeling.
• Vervolgens heb je drie mogelijke vormen van ondersteuning voorgesteld, met het bijbehorende budget.

De directie nam zonder verdere vragen een goede beslissing. Je kreeg complimenten over de helderheid en de kwaliteit van je analyse. Dit zet je in je sollicitatiebrief. Alle elementen waarbij je jouw analytisch vermogen hebt ingezet kun je in je cv duidelijk maken. In het sollicitatiegesprek geef je sterke voorbeelden met de STAR-methode.

Andere voorbeelden van analytisch vermogen

• Journalist: Bij het onderzoek voor een verhaal verdrink je soms in de hoeveelheid informatie. Door meteen een overzicht te maken van hoofd- en bijzaken heb ik al snel de rode draad te pakken.
• Maatschappelijk werker: Veel van mijn cliënten hebben problemen op verschillende vlakken: bijvoorbeeld én geen werk én de verkeerde vrienden én een laag zelfbeeld. Samen met mijn cliënt maak ik een analyse van oorzaken en gevolgen van zijn problemen, zodat hij eenvoudig verbanden gaat zien. Op basis daarvan stel ik een behandelplan op waarin ik de kern van het probleem omschrijf.
• Adviseur: De kwaliteit van de oplossing die ik bied, hangt voor 90 procent samen met de kwaliteit van mijn analyse. Ik zorg ervoor dat ik daarin uitblink, door modellen niet zomaar toe te passen, maar kritisch te kijken of alle elementen van een probleem hierin voldoende aan de orde komen.

Een aantal voorbeelden van competentiegerichte vragen over je analytisch vermogen tijdens het sollicitatiegesprek:

• Geef een voorbeeld van een situatie waarin een probleem meerdere oorzaken had. Hoe ben je daar achter gekomen?
• Wat zie je als hoofdoorzaak van het probleem dat wij met de toeleveranciers (of iets anders) hebben?
• Hoe denk jij over het stikstofprobleem? (Hiermee wordt ook getoetst of je het nieuws volgt en daar analytisch over nadenkt)

Dat is een uitnodiging om de match te analyseren tussen de functiebeschrijving in de vacature en jouw competenties en kwaliteiten. Dat is een vast onderdeel van je voorbereiding voor het sollicitatiegesprek.

Analytisch vermogen versus probleemoplossend vermogen

Analytisch vermogen en probleemoplossend vermogen zijn nauw met elkaar verbonden, maar er zijn subtiele verschillen die ze onderscheiden.

Hoewel beide competenties gericht zijn op het omgaan met complexe situaties, ligt de nadruk bij analytisch vermogen op het begrijpen en ontleden van informatie, terwijl probleemoplossend vermogen zich richt op het actief zoeken naar en implementeren van oplossingen. Beide zijn essentieel voor succes in veel professionele rollen en kunnen elkaar aanvullen. Het ontwikkelen van deze vaardigheden kan je helpen om effectiever te zijn in je carrière en bij het nemen van beslissingen.

Hier is een vergelijking tussen de twee competenties:

Analytisch vermogen

• Definitie: Het vermogen om informatie te verzamelen, te onderzoeken en te ontleden om complexe situaties te begrijpen.
• Kenmerken: Je ziet snel de kern van een vraagstuk, kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden, en overziet de consequenties van bepaalde keuzes.
• Ontwikkeling: Kan worden ontwikkeld door het lezen van complexe teksten, het oplossen van puzzels en het stellen van kritische vragen.

Probleemoplossend vermogen

• Definitie: De vaardigheid om effectieve oplossingen te vinden voor problemen.
• Kenmerken: Je identificeert niet alleen problemen, maar zoekt ook actief naar oplossingen en benadert vraagstukken systematisch.
• Ontwikkeling: Vereist praktische ervaring in het toepassen van kennis om problemen op te lossen en beslissingen te nemen.

Aanbevolen websites