Diplomatiek zijn wil zeggen dat je behoedzaam en weloverwogen optreedt in lastige situaties waarin de belangen of zienswijzen van de betrokkenen uiteen lopen. Je brengt je standpunt respectvol naar voren en streeft je eigen doelen na, zonder anderen te irriteren of schofferen. Je voorkomt conflicten en bevordert consensus en harmonieuze samenwerking.

Je vertegenwoordigt en bevordert de belangen van je eigen organisatie, afdeling of team, terwijl je goede relaties onderhoudt met vertegenwoordigers van andere bedrijven of organisatieonderdelen. Diplomatiek gedrag wordt meestal geassocieerd met formele omgevingen, zoals onderhandelingen en internationale relaties. Denk bijvoorbeeld aan een zakelijke bespreking met enkele medewerkers van een buitenlandse klant van je bedrijf.

Nauw verwant aan diplomatiek zijn is tactvol zijn. Tact is het vermogen om irritaties te voorkomen, of conflicten op te lossen op basis van inzicht in sociale interacties. Iemand die tactvol is, heeft een goed gevoel voor wat in een bepaalde situatie passend, juist of gewenst wordt gevonden. Hij handelt subtiel en voorzichtig in een lastige situatie. Tact wordt vaak geassocieerd met persoonlijke interacties en sociale situaties. De begrippen tactvol en diplomatiek worden in die context wel als synoniem beschouwd en door elkaar gebruikt.

Kort samengevat: "diplomatiek" is een breder begrip, dat relaties tussen organisaties omvat, terwijl "tactvol" meer gericht is op persoonlijke communicatie en relaties.

Diplomatiek kunnen zijn is een belangrijke soft skill voor een ambitieuze professional.

Wat betekent diplomatiek concreet?

• Bij een onderhandeling of een gesprek met een ondergeschikte kom je niet gelijk ter zake, maar informeer je eerst beleefd hoe het met hem of haar gaat, of hoe de vakantie was. 'Zacht op de relatie, hard op de inhoud' is het devies. Zelfs als je de ander formeel of inhoudelijk de baas bent, streef je naar een goede sfeer en geef je de ander de gelegenheid het gesprek zonder gezichtsverlies uit te gaan.

• Voordat je iemand corrigeert, denk je eerst drie keer na of het wel zo belangrijk is.

• Je kunt een mening of kritiek op een zodanige manier uiten dat het niet beledigend of confronterend overkomt.

• In een onderhandeling begin je met luisteren naar de bereidheid aan de andere kant om concessies te doen. Je geeft signalen af over je eigen mogelijkheden om de wederpartij tegemoet te komen.

• Je bent discreet en beseft dat niet alles hardop gezegd hoeft te worden. Je laat dingen ongezegd die mensen in verlegenheid zouden kunnen brengen.

• Je gaat in de zakelijke sfeer vertrouwelijk om met informatie over iemands privésituatie.

• Je toont respect voor collega's en overschrijdt hun grenzen niet.

• Je geeft iemand de ruimte om zijn verontwaardiging of andere negatieve gevoelens te uiten, omdat je weet dat de situatie verergert als je dat niet doet.

• Je redt iemand uit een gênante situatie.

• Je gaat op een voorzichtige manier met andere mensen om, zonder ze te kwetsen.

• Je bent fijngevoelig: je voelt aan wanneer iemand ergens niet over wil praten en je respecteert dat.

• Je wacht geduldig op een beter moment om een onaangename boodschap te brengen.
• Je handelt zo dat de relatie met belanghebbenden niet verstoord of bemoeilijkt wordt.
  

• Je bereidt je voor op een gesprek waarin je slecht nieuws moet brengen, of andere dingen die gevoelig liggen.

• In plaats van "nee, dat is niet waar" zeg je: "Ik herinner mij dat anders. Wil je weten hoe ik me dat herinner?" Daarmee claim je niet het alleenrecht op 'de waarheid' en toon je de bereidheid om je mening alleen te geven als je gesprekspartner erin geïnteresseerd is.

• Je hebt een goed gevoel voor wat passend of kies is in een bepaalde situatie.

Voorbeelden van diplomatiek handelen in de beroepspraktijk

Als een accountant bij een controle ontdekt dat een administratie niet in orde is, moet hij contact opnemen met de opdrachtgever en tactvol duidelijk maken dat hij op deze manier geen goedkeurende verklaring kan afgeven.

Een inkoper moet zich bij de onderhandelingen met zijn potentiële leveranciers niet alleen diplomatiek, maar ook tactisch opstellen.

Als trainer geef je deelnemers van trainingen tactvol feedback. Je prijst hun kwaliteiten en vooruitgang; en geeft aan hoe ze iets nog beter kunnen doen.

Een diplomaat vertegenwoordigt zijn land en regering in een ander land. Aangezien hij geen formele macht heeft, is hij aangewezen op goede relaties, vriendschappelijke betrekkingen en wederkerigheid.

Diplomatiek zijn als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie diplomatiek staat op menige lijst met algemene competenties. Het wordt vaak als synoniem gezien van de competentie tact.

Welke ondersteunende kwaliteiten en competenties komen daarbij kijken?

Diplomatiek als kernkwaliteit

Volgens het model van de kernkwaliteiten en kernkwadranten kan diplomatiek net als elke kwaliteit doorslaan naar een valkuil. Je bent dan te diplomatiek en anderen zien dat als een slechte eigenschap. Jouw uitdaging is om dat te voorkomen. Als diplomatiek een kernkwaliteit van je is, dan kun je daarbij ook allergieën hebben en je ergeren aan bepaald gedrag van anderen.

Wat is de valkuil van diplomatiek?

De een is diplomatiek, een ander is diplomatieker, jij bent het diplomatiekst. Dat is een kwaliteit. Maar kun je ook té diplomatiek zijn? Jazeker. Overmatige diplomatie kan doorslaan naar:

• Bang om je uit te spreken: je durft iemand een boodschap niet te brengen, draait om de hete brij heen en geeft geen effectieve feedback.
• Ontwijken: je vermijdt een confrontatie door een lastig gesprek uit de weg te gaan.
  

Wat zijn jouw uitdagingen of leerdoelen?

Belangrijke leerdoelen om te voorkomen dat diplomatiek doorslaat naar een valkuil zijn:

• Confronteren (direct communiceren): je houdt iemand een spiegel voor, benoemt welk gedrag hij of zij vertoont en geeft aan welk effect dat op jou of op anderen heeft. Je neemt geen blad voor de mond, spreekt iemand aan op zijn gedrag of zegt waar het op staat.
• Assertiviteit: het uiten van je gedachten, gevoelens en meningen op een directe, eerlijke en gepaste wijze.
• Slechtnieuwsgesprek voeren: op een professionele manier een bericht met een negatieve betekenis brengen.

Wat zijn je allergieën?

Als je zeer diplomatiek bent, dan kun je je ergeren aan een ondiplomatieke persoon die:

• Zich respectloos of bot gedraagt.
• Tactloos optreedt in een zakelijke bespreking.
• Anderen in een gesprek voortdurend onderbreekt of overstemt.
• Iemands persoonlijke ruimte binnendringt zonder rekening te houden met zijn of haar grenzen.
• Een gesprek domineert en anderen geen ruimte biedt om hun mening te geven.
• Zich niet verontschuldigt als hij te laat komt of een afspraak niet nakomt.
• Roddels of geruchten verspreidt.
• Overdreven competitief is en probeert anderen te overtroeven of overschaduwen.
• Weinig empathisch is en gevoelens van anderen afwijst of niet serieus neemt.
• Ongevoelig is en niet nadenkt over de impact van zijn woorden of gedrag op anderen.
• Anderen openlijk bekritiseert of kleineert.
  

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je diplomatiek bent?

Je solliciteert op een vacature van beleidsadviseur bij een grote gemeente. 'Diplomatiek' is een van de eisen. Je probeert je voor te stellen wat ze hiermee bedoelen. In je communicatie en gedrag zul je rekening moeten houden met de belangen en gevoeligheden van andere overheden en organisaties in en rond de gemeente.

In je huidige functie van beleidsmedewerker bij een non-profitorganisatie overleg je regelmatig met vertegenwoordigers van andere organisaties over gezamenlijke beleidsdoelen, projecten en subsidieaanvragen. Je hebt je daarvoor in hun belangen verdiept en houdt er rekening mee bij het opstellen van beleidsvoorstellen.

Dit leg je uit in je sollicitatiebrief en eventueel later in je sollicitatiegesprek aan de hand van een concreet voorbeeld volgens de STAR-methode.

Voorbeelden van competentiegerichte vragen over diplomatiek zijn tijdens het sollicitatiegesprek:

• Kun je een situatie beschrijven waarin je een lastig conflict tussen teamleden of collega's moest oplossen? Hoe heb je het aangepakt en ervoor gezorgd dat alle partijen zich gehoord en gerespecteerd voelden?
• Beschrijf een situatie waarin je een moeilijke beslissing aan een team of groep moest meedelen. Hoe ging je om met mogelijke weerstand of tegenwerking, terwijl je de positieve relaties en het vertrouwen behield?
• Beschrijf een situatie waarin je moest onderhandelen met een moeilijke klant of stakeholder. Hoe heb je jouw doelen weten te bereiken, terwijl je hun zorgen wegnam en een positieve werkrelatie behield?

Aanbevolen websites

• Diplomatiek feedback geven in een coaching-gesprek - Zorg voor een gezamenlijk belang. Creëer een sfeer van veiligheid. Beschrijf waargenomen gedrag. Zorg dat de feedback actueel is. Geef ik-boodschappen. Wees specifiek en concreet. Geef advies. Geef alleen feedback als gedrag te veranderen is.

Auteur: René Pijlman