Correctiegesprek

Of ze nu klein is of groot, iedere organisatie kent regels. Helaas worden de regels niet altijd nageleefd. Wanneer werknemers onvoldoende discipline hebben, regels overtreden of consequent ongewenst gedrag vertonen, moet een leidinggevende ze daarop aanspreken en een reprimande geven. In een correctiegesprek – ook wel disciplinegesprek genoemd – wijst hij een werknemer op de overtreding en maakt hij dwingende afspraken om dergelijke misstappen in de toekomst te voorkomen. Dat gaat een stap verder dan de medewerker feedback geven, vanwege het dwingende karakter en de consequenties bij herhaling van de overtreding.

Welke rollen kun je tijdens een correctiegesprek aannemen?

Aan een correctiegesprek nemen twee partijen deel: de overtredende werknemer en zijn leidinggevende. Je functie bepaalt welke rol je tijdens een correctiegesprek inneemt. Voor allebei geldt dat een dergelijk gesprek een moeilijk moment is. Als werknemer ontvang je ernstige kritiek die niet zonder gevolgen is. Als leidinggevende moet je zeer zorgvuldig communiceren; tijdens een correctiegesprek kunnen de emoties hoog oplopen en wordt ieder woord gewogen.

Hoe belangrijk is een correctiegesprek?

Een correctiegesprek kan grote gevolgen hebben voor je carrière; een leidinggevende kan dan sancties aan je opleggen. Hij kan je bijvoorbeeld bepaalde bevoegdheden afnemen. "Vanaf nu gaan alle contacten met klant X via collega Y." En als het de zoveelste keer is dat je een belangrijke regel overtreedt, kan tijdens een correctiegesprek je arbeidsovereenkomst worden opgezegd (ontslag). In een correctiegesprek is het dan ook belangrijk dat je de achterliggende motieven vertelt voor het overtreden van de regels. Misschien kun je vanwege het organisatiebeleid niet goed je functie uitoefenen en moeten de regels worden aangepast. Een correctiegesprek geeft je de mogelijkheid om duidelijkheid te scheppen.

Ook voor een leidinggevende is een correctiegesprek belangrijk.

• Het is nu eenmaal je taak procedures te handhaven die bijvoorbeeld voor de veiligheid in het bedrijf belangrijk zijn.
• Als je niet ingrijpt op overtreden van regels die bij iedereen bekend zijn, ondergraaf je je eigen autoriteit.
• Het is lastig om een medewerker te ontslaan die zijn werk slecht doet, maar daar nooit op aangesproken is. Op het moment dat bij jou als leidinggevende de 'emmer overloopt', is de medewerker zich nog van geen kwaad bewust. Hij heeft alle ruimte zijn slechte functioneren te ontkennen.

Hoe bereid je je voor op een correctiegesprek?

Een goede voorbereiding is een absolute must, ongeacht welke rol je aanneemt. Vooral als leidinggevende moet je een correctiegesprek goed hebben overdacht voordat je er aan begint. De voorbereiding ervan vertoont gelijkenis met die van een slechtnieuwsgesprek.

Als leidinggevende moet je:

• nagaan of de werknemer wel op de hoogte is van de regel(s) die hij heeft overtreden. Is dit niet het geval, dan moet je hem eerst over de regel inlichten. Voor het voeren van een correctiegesprek is het dan nog te vroeg.
• bedenken of je zelf het juiste gedrag vertoont: het goede voorbeeld geeft. Controleer of jij alle regels in acht neemt. Is dit niet het geval dan is de kans groot dat de werknemer je tijdens een correctiegesprek zal verwijten dat jij je ook niet aan de regels houdt.
• de overtreding onderzoeken. Een correctiegesprek is alleen zinvol wanneer een overtreding geheel te wijten is aan het gedrag van een werknemer. Begaat een werknemer namelijk een overtreding omdat het beleid niet goed aansluit op zijn functie, dan moet het beleid worden gewijzigd om overtreding van de regels te voorkomen en niet zijn gedrag. Als leidinggevende moet je informatie verzamelen over de overtreding om zeker te weten wat de oorzaak is.
• nagaan of je consequent werknemers op overtredingen aanspreekt. Je geeft namelijk geen duidelijk signaal af als je slechts één werknemer aanpakt en andere collega’s die hetzelfde gedrag vertonen ongemoeid laat.
• de ernst van de overtreding bepalen. Bedenk hoe ernstig de overtreding is en welke maatregel gepast zou zijn. Formuleer twee à drie sterke argumenten waarom je zwaar tilt aan een bepaalde overtreding en bedenk daar concrete voorbeelden bij. Bijvoorbeeld: het dragen van de bedrijfskleding zorgt voor eenheid en duidelijkheid. Het is belangrijk dat alle werknemers de kleding altijd op dezelfde wijze dragen. Wanneer een werknemer dat niet doet door bijvoorbeeld consequent een ander colbert of blouse te dragen, zorgt dat voor onduidelijkheid naar klanten toe.
• bedenken welke tegenargumenten een werknemer kan noemen. Ga na wat het weerwoord van een werknemer kan zijn en bedenk hoe je zijn argumenten kunt weerleggen.

Als werknemer moet je:

• nagaan in hoeverre de beschuldigingen juist zijn. Heb je inderdaad de regels op die dag overtreden en op die wijze, zoals je leidinggevende beweert?
• bedenken in hoeverre de overtreding jouw schuld was. Was je bijvoorbeeld wel op de hoogte van de bewuste regel? Of misschien kende je de regel wel, maar heb je het slechte voorbeeld van een collega gevolgd. Kortom: ga na in hoeverre jij verantwoordelijk bent voor de overtreding.
• bedenken hoe je overtredingen in de toekomst kunt voorkomen. Formuleer suggesties hoe je je gedrag/werkhouding kunt aanpassen.
• gesprekken over overtredingen schriftelijk laten vastleggen. Zo weet je precies wat je wanneer hebt fout gedaan en welke afspraken je hebt gemaakt. Je voorkomt daarmee dat je wordt verrast door sancties. Je weet precies welke straf op welke overtreding staat. 

Hoe kun je corrigeren?

Corrigeren kun je op verschillende manieren. Op de werkvloer worden diverse stijlen gehanteerd. Hieronder een korte uitleg over het verloop van de drie meest voorkomende.

De juridische methode

Bij deze methode staat het straffen centraal. Je straft een werknemer voor het begaan van een overtreding.

1. Het brengen van het slechte nieuws
Zodra je de overtreding constateert, roep je de werknemer in kwestie bij je. Je legt uit welke overtreding hij heeft begaan, hoe ernstig de fout is en legt vervolgens uit wat de gewenste werkhouding is.

2. Aanhoren van de argumenten
Als werknemer heb je nu de ruimte om te reageren op de beschuldigingen. Leg duidelijk uit waarom je een overtreding hebt begaan. Of als je je niet bewust bent van de gemaakte fout, vraag dan om uitleg van de regels.

Als leidinggevende moet je nu goed naar je werknemer luisteren. Ga na of zijn argumenten redelijk zijn. Heb jij bijvoorbeeld de regels inderdaad maar één keer uitgelegd? Toon begrip voor de emoties die het slechte nieuws teweeg kunnen brengen, maar handhaaf je standpunt: een overtreding is begaan.

3. Leg uit hoe het wel moet
Beschrijf nogmaals de overtreding van de werknemer en leg vervolgens uit wat hij dan wel moet doen: wat het gewenste gedrag is. Toon bereidheid om de werknemer te helpen zich aan de regels te houden. Ga samen na hoe overtredingen in de toekomst kunnen worden voorkomen. Informeer de werknemer over de consequenties bij nieuwe overtredingen en welke procedure dan in werking treedt. Bijvoorbeeld bij een eerstvolgende overtreding wordt een verzoek om opnemen van vrije dagen geweigerd en bij herhaling kan een ontslagprocedure in werking worden gezet.

De Huberman-methode

Wanneer een werknemer hardleers is, wordt vaak de Huberman-methode gebruikt om zijn gedrag te corrigeren. Op iedere volgende overtreding staat een zwaardere sanctie.

1. Aanspreken op gedrag
Zodra een werknemer een overtreding begaat, roep jij – als leidinggevende – hem bij je. Je wijst hem op de fout en vertelt wat de gewenste werkhouding is.

2. Toelichting overtreding
Wanneer een werknemer voor de tweede maal dezelfde overtreding begaat, organiseer je een gesprek. Je vraagt naar de motieven voor de overtreding. Je onderzoekt in hoeverre een overtreding te wijten is aan het gedrag van de werknemer.

3. Gesprek met een meerdere
Als de werknemer binnen korte termijn weer de fout ingaat, voer je wederom een gesprek. Ditmaal vraag je een derde partij aanwezig te zijn bij het gesprek, meestal jouw eigen leidinggevende. Wederom wijs je de werknemer op de gemaakte overtreding en vraag je naar zijn motieven. Na afloop van het gesprek stuur je een aangetekende brief naar het huisadres van de werknemer. In de brief staat vermeld welke regel is overtreden en welke sanctie volgt bij een nieuwe overtreding.

4. Wijzen op de sanctie
Als de werknemer wederom in overtreding is, volgt nogmaals een gesprek. Wederom in het bijzijn van jouw leidinggevende, wijs jij de werknemer op de gevolgen van een eerstvolgende overtreding: ontslag.

5. Uitvoeren sanctie
Gaat de werknemer binnen korte tijd weer de fout in, dan volgt onmiddellijk ontslag.

Human relations-methode

Bij deze methode zoek je samen met een werknemer naar oplossingen om overtredingen te voorkomen. 

1. Het brengen van het slechte nieuws
Je roept de werknemer bij je en vertelt meteen de reden van het gesprek: hij heeft een overtreding begaan. Je beschrijft de overtreding en legt uit hoe ernstig deze is.

2. Controleren of de boodschap overkomt
Ga na of de werknemer heeft begrepen welke fout hij heeft begaan. Vraag naar zijn redenen. Herhaal zijn argumenten om zeker te weten dat je ze goed hebt begrepen.

3. Zoeken naar een oplossing
Noem nogmaals de gemaakte overtreding en zet daar de aangevoerde redenen tegenover. Vraag eerst de medewerker om een oplossing te formuleren. “Hoe denk jij dergelijke fouten in de toekomst te kunnen voorkomen?” Kies vervolgens gezamenlijk een oplossing en maak concrete afspraken.

Stijl kiezen

Op de werkvloer worden corrigeerstijlen vaak door elkaar heen gebruikt. Eerst probeert een leidinggevende bijvoorbeeld een werknemer te corrigeren met behulp van de human relations-methode. Wanneer deze echter niet werkt, schakelt hij alsnog over op juridische methode en stelt de werknemer sancties in het vooruitzicht.

Affirmeren helpt je bij een lastig gesprek

Vind je het lastig om iemand te corrigeren en vrees je een emotionele discussie? Affirmaties kunnen je in die situatie helpen om vast te houden aan je waarden en boodschap. Dit zijn oprecht gemeende positieve gedachten of bekrachtigende beweringen over jezelf. Door deze regelmatig te bevestigen en herhalen kun je je gedachten, gevoelens en zelfbeheersing in het gesprek positief beïnvloeden.

Voorbeelden van affirmaties voor het correctiegesprek

• Mijn feedback aan de ander is waardevol en terecht
• Ik vind duidelijkheid belangrijk
  
• Ik heb respect voor de ander
  
• Ik luister aandachtig naar zijn verdediging
  
• Ik breng de boodschap standvastig
  

Aanbevolen websites

• Disciplinair gesprek of correctiegesprek: wanneer voer je dat? - door Jan Stevens op De Steven.
  
• Welke stappen je als leidinggevende moet nemen om een slecht functionerende werknemer te kunnen ontslaan – de zwaarste straf bij een overtreding – legt De Arbeidsrechter uit.