Timemanagement: verstandig omgaan met de tijd

Gauw, gauw nog even de stukken voor de vergadering kopiëren. En dan na de vergadering, hop snel naar het andere gebouw voor een afspraak met de administratie. Broodje eten moet maar even tussendoor. Tijd voor pauze heb je niet. Die klagende klant moet maar even tot morgen wachten. Je belt hem dan wel terug. Niet vergeten. O, hè, morgen functioneringsgesprek, helemaal vergeten. Nou ja, niks voorbereid, pech. Geen tijd voor gehad.

Hoe vaak verloopt een werkdag zo? Te vaak? Dan is het misschien tijd om iets aan timemanagement te gaan doen.

Tijdmanagement, ofwel je tijd goed beheren is een belangrijke soft skill voor een ambitieuze professional.

De voordelen van goed timemanagement

• Goed timemanagement zorgt voor minder stress.
• Wie zijn tijd goed indeelt werkt zorgvuldiger en efficiënter.
• Een goede planning maakt dat ook anderen prettiger kunnen werken omdat ze weten waar ze aan toe zijn.

Goed timemanagement houdt in dat je prioriteiten stelt en activiteiten realistisch plant. Niet alles kan tegelijk en niet alles heeft evenveel haast.

Realistisch plannen

Het 80/20-principe
De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto heeft ooit eens berekend dat 80% van de resultaten die organisaties behalen, voortkomt uit slechts 20% van de inspanningen die ze leveren (en dus tijd die ze ergens in steken). Oftewel: met 20% van de inspanning (tijd) bereik je 80% van het resultaat. Voor die laatste 20% moet je 80% extra inspanning (en dus tijd) leveren.

Een taak uitvoeren kost altijd tijd. Ook de kleine klusjes. Je kunt alleen een goede planning maken als je weet hoeveel tijd een activiteit kost. Als je vaak tijd te kort komt, dan is het verstandig eens een week lang bij te houden hoeveel tijd je met al je dagelijkse dingen kwijt bent. Want: meten is weten.

Veel mensen plannen te optimistisch of 'vergeten' bepaalde activiteiten in te calculeren. Als je een stuk moet schrijven, moet je informatie verzamelen en misschien nog wat telefoontjes plegen om dingen na te vragen. Als je dan alleen de tijd die je nodig hebt voor het schrijven inplant, dan kom je tijd te kort. Wees alert op het woordje 'even'. 'Even' een stuk schrijven, of 'even' de vergadering voorbereiden duidt erop dat je niet hebt nagedacht over hoeveel tijd de klus werkelijk kost.

Als je moe bent, ben je minder geconcentreerd en kosten dingen meer tijd. Plan moeilijke klussen op het tijdstip waarop je de meeste energie hebt. Voor ochtendmensen zal dat meestal 's ochtends zijn, voor anderen zal dat wat later op de dag zijn.

Ruim tijd in voor 'sluitposten'. Ook opruimen, archiveren, ordenen, planningen maken horen bij het werk. Ze zorgen ervoor dat het geen chaos wordt en dat je efficiënter kunt werken. Natuurlijk hoef je hier niet dagelijks uren aan te besteden, maar wie het niet doet, verzandt in chaos, zoekpartijen en chronisch achter de feiten aan hollen.

Valkuilen

• Uitstelgedrag: als je opziet tegen een klus, zul je snel uitstelgedrag vertonen. Je gaat eerst tien andere klusjes doen die minder lastig zijn, of die sneller klaar zijn. Zo komt de grote of lastige klus in het gedrang. Tijdnood is het gevolg. Wees daarom streng en begin juist als eerste aan de moeilijke, grote klus. Opzien tegen een klus komt vaak voort uit (overdreven) perfectionisme. Maar ook gebrek aan motivatie of te weinig zelfdiscipline zijn oorzaken van uitstelgedrag.
• Afleidingen: een van de grootste boosdoeners voor het niet halen van de planning is e-mail. Maar ook de smartphone, surfen op het web en kletsen bij de koffieautomaat zijn grote afleiders. Dit soort dingen doe je gauw tussendoor en ze nemen een ongeplande hoeveelheid tijd in beslag. Plan daarom tijd in voor het beantwoorden van e-mail en doe dat in bepaalde tijdsblokken. Kletsen doe je alleen in de pauze en beperk je surfgedrag tot de webpagina's die je écht nodig hebt.

Timemanagement technieken

3-3-3 methode

De 3-3-3 methode voor timemanagement is een manier om je werkdag te structureren en je productiviteit te maximaliseren. Het bestaat uit drie delen:

• Drie uur diep werk: Begin je werkdag met drie uur ongestoorde focus op je belangrijkste project. Dit is het moment voor intensieve taken die je volledige aandacht vereisen.
• Drie urgente taken: Na het diepe werk, richt je je op drie urgente taken die niet zoveel tijd in beslag nemen maar wel belangrijk zijn om af te ronden.
• Drie onderhoudstaken: Eindig de dag met drie kleinere onderhoudstaken, zoals e-mails beantwoorden, schoonmaken of andere routinematige werkzaamheden.
  

Deze methode, ontwikkeld door Oliver Burkeman, helpt je om prioriteiten te stellen en je tijd effectief te beheren door je te concentreren op wat echt belangrijk is en de rest van de dag te gebruiken voor minder veeleisende taken.

Wat deze techniek onderscheidt van andere productiviteitstechnieken, zijn de eerste drie uur diep werk. Als je daarmee begint ben je fris, gefocust en is de kans groter dat je aan een taak kunt doorwerken zonder afgeleid te worden. Houd die drie uur zoveel mogelijk vrij van e-mails, appjes, geklets of andere ondergeschikte taken.

Aanbevolen websites

• Online cursus Timemanagement
• Training timemanagement voor freelancers

Auteur: Ysolde Bentvelsen, met bijdragen van René Pijlman