(Project)opdracht aannemen

In de professionele wereld vormen opdrachtgever en opdrachtnemer een hecht duo. Maar, ze hebben pas een relatie als de opdrachtnemer de klus heeft aangenomen. Een opdracht aannemen is een belangrijke professionele vaardigheid. Of het nu een ‘gewone’ opdracht is of een groot project, neem altijd bewust het besluit om een opdracht aan te nemen. Dat geldt zowel voor de projectleider als voor de andere teamleden. Een opdracht komt in overleg tot stand. Hoe gaat dat?

Projectleider is intern of wordt ingehuurd

Of je nu voor een opdracht wordt ingehuurd op contractbasis of in dienst bent bij het bedrijf dat het project gaat doen, het is nét zo belangrijk om deze stap heel bewust te zetten. Een freelance projectleider moet bepalen of hij tijd voor en zin in de klus heeft en hij moet een offerte maken. Daar hangt veel vanaf. Als de projectleider de opdracht verkeerd inschat, kan dat hem (of zijn baas) een hoop geld kosten. Maar dit geldt net zo hard voor de interne projectleider aan wie deze nieuwe taak gedelegeerd wordt. Hij heeft immers naast het project ook andere verplichtingen waar hij aan moet voldoen. Maandenlang onder hoge werkdruk staan, maakt niemand gelukkig.

Business case vaststellen

Heeft de opdrachtgever een opdrachtnemer gevonden, dan gaan zij samen de ‘business case’ verfijnen. De opdrachtnemer checkt of hij begrijpt wat de opdrachtgever wil. Is het een klein project, dan kan dat op 1 A4’tje. Daarin staat wat voor resultaat de opdracht moet opleveren, voor welke doelgroep het is en welke doelen ermee bereikt moeten worden. Ook staat er een grove schatting in van kosten en opbrengsten en een heel globale planning (randvoorwaarden). Deze stap is ook bedoeld om uit te zoeken of het gewoon een opdracht is, of een project.

Waarom?

De allerbelangrijkste vraag die in de business case beantwoord moet worden is:

‘Waarom vinden de mensen die verantwoordelijkheid nemen voor dit project het resultaat belangrijk?’

De opdrachtnemer zal de opdrachtgever veel vragen stellen om dit zo helder mogelijk te krijgen. Daar is zowel inlevingsvermogen, durf als tact voor nodig, want een opdrachtgever denkt vaak precies te weten wat hij wil, maar als je doorvraagt, blijkt hij nog midden in zijn probleemanalyse te zitten. Terwijl de relatie nog pril is, moet je soms toch al confronteren. Je onderzoekt of het zin heeft om een projectplan te gaan schrijven.

Uitstapje: het verschil tussen een opdracht en een project

Een projectplan schrijven kan aanvoelen als corvee. Als dat zo is, moet je je afvragen of er wel sprake is van een project of is het eigenlijk gewoon een opdracht met strakke richtlijnen? In het laatste geval is een projectplan zinloos. Het heeft namelijk alleen zin om een projectplan te schrijven onder de volgende voorwaarden:

1. Open opdracht

Je bent vrij om het eindproduct zelf in te vullen, als het maar een oplossing is voor het probleem van de opdrachtgever en hij er zijn doelen mee kan bereiken. De opdrachtgever doet immers een beroep op jouw kennis en creativiteit. Kent hij de uitkomst al precies dan kan hij de opdracht ook zelf uitvoeren!

2. Eigen kennis kunnen inbrengen

Er is onderzoek nodig om de eisen aan het resultaat te definiëren. Die zijn nog maar voor een deel gegeven of nog helemaal niet uitgewerkt. Je kunt je autonoom opstellen bij de probleemanalyse en kritisch denken op basis van je eigen vakkennis.

3. Je hebt elkaar nodig

In een project zijn alle teamleden, als het goed is, van elkaar afhankelijk. Je hebt elkaars kennis nodig. Ieder wordt gevraagd voor het team omdat hij zijn persoonlijke bijdrage kan leveren vanuit zijn teamrollen. De één heeft bijvoorbeeld verstand van de cijfers, de ander van de techniek en nummer drie van de verkoop. Je hebt elkaars tijd nodig. Het moet echt zin hebben om het werk te verdelen. Alleen dan heb je een plan nodig om het werk af te stemmen.

4. Zelf uitvoering kunnen organiseren

Je bent met je team vrij om te bepalen welke tussenproducten je oplevert en wanneer de mijlpalen daarvoor gepland worden. Als al precies is voorgeschreven welke onderdelen je in welke week aan de projectbegeleider of opdrachtgever moet laten zien, wordt het projectplan een invuloefening. Er wordt dan geen beroep gedaan op je probleemoplossend vermogen. In het project moet je je eigen werk kunnen organiseren of je hebt de ruimte om dat te leren door het uit te proberen.

5. Invloed hebben op relatie kwaliteit, tijd en geld

Je mag ‘stoeien’ met de beheersfactoren. Dat betekent dat je zelf je projectorganisatie mag vaststellen (organisatie), kan bepalen hoe je plant (tijd), het beschikbare budget verdeelt (geld), aanpassingen op de Kwaliteit mag voorstellen en zelf een plan kunt maken voor het informeren van alle betrokkenen (Informatie). Je legt dit ter goedkeuring aan de opdrachtgever voor, met goede argumenten voor je keuze.

Hiermee laat je zien dat je organisatietalent hebt, en discipline om de voortgang te bewaken. Je kunt aantonen dat je snel kunt schakelen: komt de tijdsplanning in gevaar, dan moet je misschien inleveren op de kwaliteit, of er moet meer geld bij voor meer mensen die het werk binnen de tijd af kunnen krijgen. Je kunt die verantwoordelijkheid aan en je mag je opdrachtgever beïnvloeden in zijn besluiten daarover.

Opdrachtnemer stapt erin

Laten we ervan uitgaan dat de opdracht een echt project is. De opdrachtnemer is nu ‘projectleider’. De volgende belangrijke stap die hij zet (of het hele projectteam, als dat al samengesteld is) is besluiten om de opdracht aan te nemen. Zijn besluit kan afhangen van de vragen:

• Kan ik het probleem van de opdrachtgever oplossen binnen zijn randvoorwaarden? Krijg ik genoeg tijd, geld en bevoegdheden om knopen door te hakken?
• Heb ik de competenties om het project te leiden en de kwaliteit te leveren die hij van me vraagt?
• Zijn de 3 P’s (Poen, Plezier, Prestatie) wel vertegenwoordigd en word je prestatiemotivatie geprikkeld?
• Vind ik het project ethisch verantwoord? De projectleider valt hier terug op zijn persoonlijke visie.

Wat, waarom en globaal ‘hoe’ vastleggen in projectvoorstel

Kan de projectleider, of het team, deze vragen vol vertrouwen beantwoorden, dan worden de business case en de eerste globale samenwerkingsafspraken vastgelegd in een ‘projectvoorstel’. Zo niet, dan gaan beide partijen in gesprek over de opdracht en de voorwaarden. De samenwerking gaat niet door of de business case en de voorwaarden worden in een nieuw projectvoorstel vastgelegd dat opdrachtgever en opdrachtnemer ondertekenen.

Meteen in het diepe springen … en verzuipen

Jammer genoeg wordt het projectvoorstel vaak overgeslagen en storten projectleider en team zich direct op het projectplan. Bij een klein project doen is dat vaak niet zo erg, als er maar wel een projectplan of Plan van Aanpak komt. Begint het team van alles te doen zonder plan, dan is de kans op verzuipen heel groot. Probeer liever doelgericht en efficiënt te werken in plaats van een beetje te improviseren. Het risico is heel groot dat je iets maakt waar niemand op zit te wachten of dat je niet kunt beargumenteren waarom dit nu een oplossing is waar je opdrachtgever dankbaar voor moet zijn.

Inhoud van het projectplan bepalen

Is het projectvoorstel rond en is het vastgelegd in een contract dan begint het team met het uitwerken van het projectplan. Een projectplan beantwoordt standaard de vragen:

• Wat gaan we maken?
• Aan welk doel draagt dat bij?
• Onder welke voorwaarden werken we?
• Hoe en met wie organiseren we de uitvoering?
• Wanneer plannen we alle activiteiten die nodig zijn om het resultaat te bereiken?

Bereid het schrijven van het projectplan goed voor en verdeel het werk onder je teamleden.

In Inhoud van het projectplan bepalen vind je een toelichting op de inhoud en een format in Word.

Aanbevolen websites

• Meer over een opdracht aannemen en offertes schrijven en over lees je op Lancelots.nl. Je vindt hier een uitgebreide checklist die zowel nuttig is als je freelancer bent of intern projectleider.
• Een uitgewerkt en leerzaam voorbeeld van een businness case vind je in deze blog van Frankwatching. Hij rekent uit welke voordelen een IPad voor gemeenteraadsleden oplevert.

Auteur: Isabelle Langeveld