Delegeringsgesprek

Als je delegeert, draag je een taak over aan een ander. Succesvol delegeren heeft alles te maken met goed communiceren. Als manager geef je een heldere instructie en check je regelmatig of de medewerker je goed begrijpt. Als medewerker zul je goed moeten luisteren en doorvragen, zodat je weet wat er van je verwacht wordt. Effectief delegeren gebeurt in een goed voorbereid delegeringsgesprek waarin alle relevante onderwerpen aan de orde komen.

Joanne Beentjes is adviseur bij een middelgroot adviesbureau: “Ik kreeg van een senior-adviseur de taak gedelegeerd om een plan van aanpak te schrijven. Ik had er meteen veel vragen bij. Maar hij wuifde die weg tijdens het delegeringsgesprek en zei: ´Als je de vrijheid niet aandurft…´ Ik heb de handschoen opgepakt en keihard gewerkt aan het bedenken en schrijven van een plan. Toen ik de conceptversie wilde bespreken, bleek hij ineens wél een duidelijke mening te hebben over het hoe en wat. Ook kwam er informatie boven tafel waar ik geen weet van had. Mijn werk diende om zijn denkproces te voeden. Dat zou niet eens zo erg zijn, als hij dat maar van tevoren verteld had. Ik was zwaar gedemotiveerd en heb de senior verzocht voortaan beter na te denken voordat hij een taak delegeert.”

Wat is een delegeringsgesprek?

In een delegeringsgesprek (of delegatiegesprek) draag je werkzaamheden of taken met de bijbehorende bevoegdheden over aan een ander. Meestal is het de leidinggevende die aan een van zijn medewerkers delegeert. Delegeren is dan ook een van de belangrijkste managementvaardigheden. Maar het kan ook zijn dat je als ´gewone´ medewerker een taak delegeert aan een medewerker van het secretariaat of de helpdesk.

Wat is het doel van een delegeringsgesprek?

Een goed delegeringsgesprek heeft als doel:

• een taak met bijbehorende bevoegdheden en middelen goed over te dragen
• de medewerker te motiveren voor de taak
• afspraken te maken over tussenresultaten en het beoogde eindresultaat
• te checken of de medewerker voldoende is toegerust om de taak uit te voeren

Pien Ritt is Management Assistent bij Dunlop Slazenger Benelux: 
“Ik werk al zes jaar voor mijn baas en heb daardoor inmiddels aan een half woord genoeg. Mij hoef je niet voor te kauwen hoe ik mijn taken moet aanpakken. Dicteer dus geen brieven aan me, maar vertel wat je wilt en ik regel het voor je. Bij nieuwe taken stel ik natuurlijk wel prijs op meer informatie.”

Welke onderwerpen komen aan de orde?

De volgende onderwerpen horen thuis in een delegeringsgesprek:

• het resultaat dat bereikt moet worden, benoemd in een SMART-doelstelling (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden)
• afspraken over wanneer en hoe je geïnformeerd wordt over de voortgang en hoe voortgangscontrole plaatsvindt
• wanneer de taak klaar moet zijn
• welke bevoegdheden en middelen de medewerker krijgt om zijn taak te vervullen
• een passende instructie voor de uitvoering van de taak
• de informatie die de medewerker nodig heeft en waar hij die kan vinden
• waarom het belangrijk is dat de taak wordt uitgevoerd
• waarom juist déze medewerker gevraagd wordt voor de taak
• dat de leidinggevende vertrouwen heeft in de capaciteiten van de medewerker

TIP

Laat de medewerker na het ontvangen van de taak de afspraken op een rij zetten. De leidinggevende corrigeert, vult aan, verduidelijkt en bevestigt. Als je beiden met de omschrijving akkoord gaat, is dit een soort opdrachtbevestiging. Dat hoeft natuurlijk niet heel formeel, maar kan gewoon kort via de mail. Daar zijn beide partijen bij gebaat, want:

• Ieder vertrekt vanaf hetzelfde startpunt.
• Je hebt alle gemaakte afspraken zwart op wit, dat voorkomt later misverstanden.

Hoe bereid je een delegeringsgesprek voor?

Het is belangrijk even goed na te denken vóór het gesprek. Sommige onderdelen vergen nou eenmaal wat denkwerk. 

• Het benoemen van het resultaat is niet altijd eenvoudig, maar wel cruciaal. Wat wil je bereiken? Hiermee breng je sturing aan in je opdracht en maak je duidelijk waar je heen wilt met de taak. Met een helder en concreet resultaat in het achterhoofd kan een medewerker in onvoorziene omstandigheden (zeg maar: de praktijk) zijn eigen afwegingen maken. Stel je wilt een nieuwe printer aanschaffen. Daarvoor moet je de financieel manager overtuigen van de noodzaak. Deze taak delegeer je. Als je als resultaat benoemt: schrijven van een memo over budget voor de printer omschrijf je een activiteit. Het resultaat is de financieel manager te overtuigen van de noodzaak van de aanschaf van een nieuwe printer. Het tweede resultaat is veel sturender dan het eerste. Misschien komt er geen memo, maar die financieel manager gaat voor de bijl.  

• Een instructie opstellen voor de taak is maatwerk. Dat wil zeggen: voor de ene medewerker is een uitgebreidere instructie vereist dan voor de ander. Je weet waarschijnlijk zelf goed hoe je de taak aan moet pakken. Maar het instrueren van een medewerker die dat nog niet weet, kan lastiger zijn dan je denkt.

• Je moet een paar stappen vooruit denken. Hoe ga je de medewerker loslaten in zijn nieuwe taak en wat voor ondersteuning bied je daarbij? Dat is helemaal belangrijk je een taak delegeert om een medewerker te ontwikkelen. Dan is de medewerker onbekend met de taak, en kan minder kritische vragen erover stellen.

Hoe plan je een delegeringsgesprek?

Timing is belangrijk, ook voor een delegeringsgesprek. Zorg dat je voldoende tijd en rust hebt voor het gesprek.

Wanneer plan je het?

Plan een delegeringsgesprek zorgvuldig, zeker als het de overdracht van een belangrijke taak betreft. Zorg dat jullie allebei rust hebben en de tijd ervoor kunnen nemen. Dus liever niet:

• voor of na een zware vergadering (of andere veeleisende activiteit) voor een van beiden
• tijdens een hectische dag
• te strak ingepland tussen twee andere afspraken

Hoe lang trek je ervoor uit?

Neem ruim de tijd, zeker als je dit soort gesprekken nog niet zo vaak hebt gevoerd. Schat van tevoren in  hoeveel tijd je nodig hebt om het delegeringsgesprek te voeren. Vervolgens vermenigvuldig je deze tijd met een factor twee. Het zou namelijk bijzonder jammer zijn als jij naar een vergadering moet voordat je alles hebt kunnen bespreken. Mocht je eerder klaar zijn, dan kun je waarschijnlijk ook andere dingen doen in die tijd. Toch?

Aanbevolen websites

• In de online managementcursus Delegeren leer je in tien stappen gestructureerd delegeren. Stap 5 is het voorbereiden van het delegeringsgesprek, stap 6 het voeren van het gesprek.
• Laat je inspireren door deze checklist voor een goede briefing afkomstig van professionele tekstschrijvers. Met name handig voor medewerkers. Wat moet je allemaal weten voordat je een opdracht kunt accepteren?

Auteur: Mariëlle de Groot