Uitnodiging

Een netwerkborrel, een sollicitatiegesprek of de opening van een nieuw bedrijfspand. Wat de reden van een uitnodiging ook is, zorg ervoor dat het er aantrekkelijk uitziet en de tekst de juiste snaar raakt bij je doelgroep.

Doelgroepen

Wie kun je zakelijk gezien zoal uitnodigen? Carrièretijger onderscheidt drie categorieën. Je hebt:

• zakelijke externe relaties
• interne relaties
  
• sollicitanten

Wil je zakelijke relaties uitnodigen voor een speciale bijeenkomst, dan is de zakelijke uitnodiging daarvoor een geschikt communicatiemiddel. Je kunt uitnodigingen sturen voor bijvoorbeeld een seminar, evenement, jubileum, productpresentatie of opening.

Ook interne speciale gebeurtenissen vragen om een leuke uitnodiging. Denk aan een personeelsuitje of een teambuildingsdag.

In het sollicitatieproces tenslotte speelt de uitnodiging ook een rol. Je laat hiermee een bepaalde indruk achter bij je potentiële werknemer.

Tekst op de uitnodiging

Waar moet je op letten als het om de tekst gaat? Professionele teksten voor een zakelijke uitnodiging schrijven is niet eenvoudig. Een mogelijkheid is om dit uit te besteden aan een tekstschrijver. Als je er zelf mee aan de slag gaat, let dan op de volgende punten:

Inhoud

Denk bij het schrijven van je uitnodigingstekst altijd aan de vijf w’s: wie, wat, waar, wanneer, waarom. Dus:

• Wie nodig je uit?
• Wat is de gelegenheid?
• Waar vind het plaats?
• Wanneer: op welke dag en op welk tijdstip?
• Waarom vind je het belangrijk dat de genodigden komen?

Je kunt als extra attentie naar je relaties een routebeschrijving toevoegen.

Aantrekkelijk

Een aantrekkelijke uitnodiging betreft zowel inhoud als vorm. Je kunt met beeld en tekst heel wat bereiken; een verzorgde lay-out nodigt uit tot lezen.

Bij de tekst is het belangrijk dat je de doelgroep prikkelt met een pakkende kop, creatieve invalshoek of speels grapje. Houd je tekst in ieder geval kort en bondig. Het liefst natuurlijk foutloos. Zorg ook voor voldoende wit tussen de teksten, dat houdt het overzichtelijk.

Doelgroep

Denk voor je begint goed na over wie je uitnodigt. Je doelgroep bepaalt voor het belangrijkste deel de toon van je tekst. Een tekst voor bijvoorbeeld een seminar zal formeler zijn dan een tekst voor een personeelsuitje. Bedenk daarom altijd goed voor wie je schrijft en wat die doelgroep aanspreekt.

Rsvp

Rsvp is een verzoek wat je onderaan je uitnodiging zet om genodigden te laten reageren en aan te laten geven of men er al dan niet op ingaat. De afkorting ‘rsvp’ betekent répondez s'il vous plaît, oftewel Antwoord alstublieft (of u wel of niet van plan bent te komen). Zo weet je op hoeveel gasten je moet rekenen. Om het voor jezelf af te bakenen kun je een uiterlijke datum achter het rsvp vermelden.

Antwoordkaart

Bij grote zakelijke evenementen waarbij je zeker wilt weten wie er wel en niet komt is de antwoordkaart een goed middel. Zo weet je weer wie je uitnodigde en heb je meteen alle informatie van je gasten. Die informatie komt van pas bij het maken van naambatches en dergelijke.

De uitnodiging maken

Naast een goede tekst heb je voor een aantrekkelijke uitnodiging een mooie opmaak nodig. Soms, wanneer het een grote zakelijke gebeurtenis betreft, is het efficiënt om dit via een communicatiebureau te laten lopen. Zij hebben tekstschrijvers, vormgevers en drukkerijen in hun netwerk. Ze geven advies, maken de uitnodiging, regelen het drukwerk en desgewenst de verspreiding voor je. Zo ben je verzekerd van een professionele uitnodigingskaart. Voor de kleinere events volstaat een brief. Op internet vind je overigens talloze sites waarop je zelf uitnodigingskaarten in elkaar kunt zetten.

Uitnodiging voor een sollicitatiegesprek

De uitnodiging is een klein, maar niet onbelangrijk deel van het sollicitatieproces. Een uitnodigingsbrief, evenals een reserve- of afwijzingsbrief, hoor je zorgvuldig en weloverwogen te schrijven. De kandidaat, uitgenodigd of afgewezen krijgt een beeld van je bedrijf.

Let er bij het uitnodigen op dat de naam correct is, vermeld duidelijk (in vet) tijd en plaats, geef aan met wie het gesprek is en geef een schatting van de duur van het gesprek. Denk aan het bijvoegen van een routebeschrijving, eventueel een functieprofiel en informatiemateriaal van je bedrijf.

De toon van je brief moet professioneel zijn, dat wil zeggen zakelijk en formeel. Zorg ook dat je begrijpelijk schrijft, afgestemd op het niveau van je doelgroep. Vermeld altijd een contactpersoon en telefoonnummer zodat uitgenodigde, reserve of afgewezen kandidaten kunnen bellen als zij nog vragen hebben.

Voorbeeld van een uitnodigingstekst

Uitnodiging

Graag nodigen wij u als belangrijke relatie van [bedrijfsnaam] uit voor de feestelijke opening van ons nieuwe bedrijfspand. Op [datum] heten wij u van harte welkom bij [locatie, adres]. Er volgt hier een verrassende middag voor de zintuigen. We sluiten de dag af met een zomerse borrel in onze prachtige bedrijfstuin.

Programma

[tijd]: ontvangst met aperitief
[tijd]: welkomstwoord door [naam directeur]
[tijd]: verrassende act en rondleiding
[tijd-eindtijd]: borrel en muzikaal optreden van [artiest/band etc.]

Antwoordkaart

[buitenkant]

Bedrijfsnaam
Antwoordnummer
Postcode en plaats

[binnenkant]

Ik zal de bedrijfsopening wel/niet bijwonen.

Organisatie
Naam 1 (voorletters, achternaam, m/v, functie)
Naam 2* (voorletters, achternaam, m/v, functie)
Adres
Telefoon
Email

*Wanneer u met meer dan twee personen wilt komen, neem dan a.u.b. eerst contact met ons op, telefoon [telefoonnummer].

Graag deze antwoordkaart voor [datum] retourneren.

Auteur: Inge van der Krabben