Informatiespecialist

Als informatiespecialist ben je voornamelijk bezig met het verzamelen en opbergen van informatie en kennis. Niet alleen zoek je bijvoorbeeld in digitale bronnen, maar je raadpleegt ook collega’s of externe deskundigen. Veel kennis ligt immers opgeslagen in het geheugen van medewerkers. Jij zorgt er voor dat alle informatie beschikbaar komt en gemakkelijk voor iedereen toegankelijk is.

Juan Tobar Alvarez, werkzaam als researcher op de afdeling Business Research Services bij een groot accountantskantoor:
"De diversiteit van het vak informatiespecialist spreekt mij enorm aan; je zoekt informatie over zeer uiteenlopende onderwerpen. Hierdoor kom je enorm veel te weten over tal van zaken. Zo heb ik net de fietshandel in Nederland in kaart gebracht: Wie zijn de grootste spelers in de markt? Hoeveel geld gaat er in om? Hoe vergaat het de Nederlandse fietshandel ten opzichte van de Duitse? Alle beschikbare informatie over de fietshandel heb ik verzameld, geanalyseerd en verwerkt in een rapport."

Wat doet een informatiespecialist?

Hoeveel tijd je besteedt aan het zoeken van informatie is afhankelijk van de organisatie waar je werkt. Op de nieuwsredactie van een televisieprogramma zal dat je voornaamste taak zijn. Als informatiespecialist moet je dan allerlei vragen kunnen beantwoorden:

Hoe vaak is in Nederland een dijk doorgebroken?
Welke bladgroente wordt het meest in West-Europa gegeten?
Hoeveel tijd besteden Nederlanders aan huishoudelijke taken?

Bij een grote overheidsorganisatie bijvoorbeeld ligt de nadruk veelal op het slim opbergen (archiveren) van informatie. Veel informatie moet worden gedigitaliseerd en als informatiespecialist moet jij dit proces in goede banen leiden.

Hoofdtaken

1. Informatie verzamelen

Dit kunnen papieren bronnen zijn zoals dagbladen en tijdschriften, maar ook zoek je in audio- en digitale bestanden. Internet is tegenwoordig een belangrijke informatiebron. Als informatiespecialist weet je snel je weg te vinden op het world wide web: je spoort gemakkelijk betrouwbare informatie op. Tevens gebruik je de ervaring en kennis van collega’s en/of externe deskundigen.

Juan Tobar Alvarez, werkzaam als researcher op de afdeling Business Research Services bij een groot accountantskantoor:
"Soms lijkt een vraag erg makkelijk, maar is het beantwoorden ervan moeilijk. Zo ben ik een keer een halve dag bezig geweest met de vraag hoeveel de ICT-markt wereldwijd waard is. Een collega wilde die informatie verwerken in een presentatie. Omdat het zo’n brede vraag is, is het geven van een concreet antwoord lastig. Uiteindelijk vond ik één zin in een rapport waarin een grove schatting van de waarde van de totale ICT-markt werd gegeven."

2. Het ontwerpen en beheren van informatie- en archiveringssystemen

Je zorgt ervoor dat de gevonden informatie toegankelijk wordt en blijft voor iedereen in de organisatie waar je werkt. Hiervoor ontwerp je het juiste informatiesysteem: bijvoorbeeld een database.

3. Aantrekkelijk presenteren van informatie

Je zoekt niet alleen informatie, je presenteert die ook nog eens op een aantrekkelijke manier. Bijvoorbeeld door middel van een website of brochure. Je weet precies wat nodig is om de juiste doelgroep te kunnen informeren. Denk aan de websites van gemeenten of bibliotheken: veelal het werk van informatiespecialisten.

4. Informatieverzoeken analyseren

Soms komen collega’s of opdrachtgevers met een gerichte zoekvraag, bijvoorbeeld: hoeveel kaas consumeren we in Europa? Vaak is echter niet meteen duidelijk welke informatie nodig is. Je moet dan door middel van gesprekken met collega’s of opdrachtgevers erachter komen wat zij precies willen weten. Goed kunnen luisteren, analyseren en doorvragen is voor een informatiespecialist van belang.

5. Adviezen kunnen geven

Steeds meer informatie is digitaal beschikbaar. Als informatiespecialist adviseer je directies van ondernemingen en organisaties hoe het digitaliseringsproces van informatie het beste kan plaatsvinden. Ook ontwikkel je (lange termijn)plannen over kennismanagement: kennis – en dus informatie – zit vaak in de hoofden van werknemers. Als informatiespecialist weet je hoe je die specifieke kennis kunt verzamelen en voor het publiek en/of werknemers beschikbaar kunt maken.

Tamara Paulussen, medewerker informatisering bij de gemeente Gemert-Bakel:

"Het in goede banen leiden van het digitaliseringsproces bij de gemeente is voor mij momenteel de grootste uitdaging. Nu kunnen burgers nauwelijks digitaal informatie opvragen – bijvoorbeeld een uittreksel uit het bevolkingsregister. Binnen een paar jaar moeten inwoners echter het merendeel van de gemeentelijke informatie via internet kunnen raadplegen. Aan mij de taak om het gemeentebestuur te adviseren over de aanschaf en gebruik van de juiste informatiesystemen. Daartoe voer ik veel overleg met andere gemeenten en leveranciers van soft- en hardware."

Rollen

Speurder: je bent voortdurend op zoek naar informatie. Je gebruikt alle mogelijke bronnen om gegevens te achterhalen.
Adviseur: je adviseert directies van ondernemingen hoe zij het beste met de informatie en kennis in hun bedrijf kunnen omgaan: op welke manier is de informatie het beste toegankelijk?
Helper: je staat altijd voor je collega’s paraat; je helpt hen bij het vinden van informatie. Je luistert goed welke vragen er zijn en geeft advies waar en hoe een collega informatie kan raadplegen. Ook kun je goed uitleggen hoe bijvoorbeeld databases en zoekmachines op internet werken.
Ontwerper: je maakt informatiesystemen, websites, brochures: eigenlijk alles waarmee je informatie kunt overdragen aan derden.

Waar werk je als informatiespecialist?

Als informatiespecialist kun je bij veel verschillende soorten organisaties aan de slag: zowel in binnen- als buitenland. Je kunt terecht bij uitgeverijen, telecom- en internetbedrijven en culturele instellingen. Maar ook bij overheidsinstanties, bibliotheken en de media (radio, televisie, kranten). Bij allerlei instellingen zijn er vacatures voor informatiespecialisten. Hoe je taakomschrijving eruit ziet, is afhankelijk van het soort organisatie waar je werkt. Op een televisieredactie zal de nadruk liggen op het snel en efficiënt vergaren van informatie, bij een ministerie ben je meer bezig met het archiveren van informatie.

Wat is je plaats in de organisatie?

Met wie je samenwerkt is afhankelijk van de organisatie.

Bij grote overheidsorganisaties werk je veelal op de afdeling documentatie. Je werkt dan samen met andere informatiespecialisten en documentalisten. De afdeling informatisering & automatisering kan ook je werkplek zijn. Je houdt je dan veelal bezig met informatiemanagement.
Bij een bibliotheek vormen archivarissen en bibliothecarissen je naaste collega’s.
Op radio- en televisieredacties ondersteun je journalisten bij hun werkzaamheden.
Bij adviesbureaus – zoals bijvoorbeeld McKinsey & Company – en grote ondernemingen als Shell werk je op de afdeling research & information. Je ontvangt onder andere zoekopdrachten van consultants.

Wie is je baas?

Je leidinggevende is meestal de manager van de afdeling documentatie of research & information. Bij mediabedrijven val je veelal onder een eind- of hoofdredacteur van een radio- of televisieprogramma of krant. Ben je actief op het gebied van informatiemanagement, dan is je baas meestal het afdelingshoofd ICT.

Welke competenties moet je in huis hebben?

1. Creatief zijn

Je bewandelt niet de bekende wegen om informatie te verzamelen en kunt zelf informatiesystemen ontwerpen. Je weet precies wat nodig is om informatie bij de juiste doelgroep over te kunnen brengen. Wijzigingen in het vuilnisophaalschema verwerk je bijvoorbeeld in een brochure, een toelichting over een gemeentelijk referendum plaats je op een website.

2. Accuraat zijn

Je moet informatie goed kunnen ordenen en de betrouwbaarheid ervan kunnen beoordelen. Opdrachtgevers of collega’s moeten ervan op aan kunnen dat wat jij ze vertelt, ook klopt. Alle informatie moet je systematisch opbergen zodat ook anderen het kunnen (terug)vinden.

3. Efficiënt kunnen werken

Informatieverzoeken komen vaak tegelijk. Je moet dus snel en doeltreffend de juiste gegevens verzamelen. Werken onder tijdsdruk vormt voor jou geen probleem.

4. Dienstverlenend

Je helpt graag mensen met het zoeken van informatie. Je kunt goed luisteren; niet altijd is meteen duidelijk welke gegevens gewenst zijn. Uitleggen hoe databases werken en digitale bronnen zijn te raadplegen, doe je graag en met geduld. Niet iedereen is immers even handig met het internet en/of pc. Je moet dus met verschillende mensen kunnen samenwerken.

Tamara Paulussen, medewerker informatisering bij de gemeente Gemert-Bakel:
"Binnen de gemeente heeft iedere afdeling, iedere medewerker met (digitale) informatie te maken. Het merendeel van mijn tijd besteed ik dan ook aan overleggen, onder andere over het gebruik van informatiesystemen. Het gespreksonderwerp is vaak hetzelfde, de gesprekspartners daarentegen niet. Als informatiespecialist moet je op die verschillende achtergronden kunnen inspelen: je moet met iedereen kunnen samenwerken. Voor introverte, afwachtende types is het vak van informatiespecialist minder geschikt."

5. Analytisch en strategisch kunnen denken

In organisaties moet je de informatiestromen kunnen analyseren: wie weet wat? Waar is welke informatie beschikbaar? En wie heeft welke informatie nodig? Vervolgens stel je een plan (advies) op hoe de informatie het beste kan worden verzameld en beschikbaar worden gesteld. Je bedenkt wat de beste strategie is om het informatiesysteem up-to-date te houden en voorziet waar toekomstige problemen kunnen ontstaan.

Als je in sollicitaties aan wil tonen dat je geschikt bent, zorg ervoor dat je naast je opleiding en werkervaring, de gevraagde eigenschappen en vaardigheden in je sollicitatiebrief en -gesprek goed naar voren laat komen.

Wat onderscheidt een topinformatiespecialist van een gewone informatiespecialist?

Als informatiespecialist ben je een topper wanneer je niet alleen snel betrouwbare informatie kunt vinden, maar die informatie ook op de juiste wijze verwerkt. Bijvoorbeeld in een overzichtelijk rapport of een gebruiksvriendelijke database. Topinformatiespecialisten specialiseren zich meestal in enkele onderwerpen. Je richt je bijvoorbeeld geheel op de financiële of overheidssector. Door middel van specialisaties kun je je onderscheiden.

Juan Tobar Alvarez, werkzaam als researcher op de afdeling Business Research Services bij een groot accountantskantoor:
"Medewerkers willen niet alleen hun informatieverzoeken bij je indienen, maar verwachten ook dat je met ze meedenkt: welke informatie hebben ze echt nodig? Wil je dergelijke adviezen kunnen geven, dan moet je je als informatiespecialist specialiseren op bepaalde terreinen. Als informatiespecialist ga je dus meer de diepte in. Zo is een collega helemaal thuis in de financiële sector."

Hoe word je informatiespecialist?

De meest voor de hand liggende opleiding is de opleiding HBO-ICT. Er is zowel een voltijd- als een deeltijdvariant.

Andere opleidingen en werkervaring als basis:

De universitaire studie Documentaire Informatiewetenschap leidt op tot informatiewetenschapper en geeft je een goede opstap in de wereld van informatiemanagement. Je leert onder andere oplossingen bedenken voor problemen die gerelateerd zijn aan het digitaliseren van informatie.
De universitaire studie Informatiekunde biedt ook een goede ingang in het informatievak. De studie richt zich op informatie- en communicatieprocessen en op de rol die ICT daarbij kan spelen.

Met een mbo-opleiding?

Heb je een mbo-opleiding gedaan, bijvoorbeeld Informatiedienstverlening Bibliotheken (niveau 4), dan kun je bij openbare bibliotheken en informatie– en documentatiecentra van (overheids)instellingen aan de slag. Je werkt dan meestal als informatiemedewerker en helpt bezoekers bij hun zoektocht. Wil je aan de slag als informatiespecialist, dan moet je je onder andere verder verdiepen in het ontwikkelen en beheren van informatiesystemen. Go opleidingen biedt verschillende cursussen aan op het gebied van informatiedienstverlening. Ook binnen de bibliotheekwereld zijn er verschillende (interne) opleidingsmogelijkheden.

Voorbeeldloopbaan
Yvonne Jansens heeft in Groningen de hbo-opleiding Informatiedienstverlening en –Management gevolgd. Tijdens haar studie liep ze stage bij de centrale gemeentebibliotheek van Groningen en daar is ze na afronding van haar opleiding ook als informatiespecialist gaan werken. Vier jaar lang zette Yvonne zich in voor het informatiebeheer van de bibliotheek. Zo ontwierp ze een systeem waarmee knipselmappen digitaal zijn te raadplegen en vereenvoudigde ze het systeem voor het doorzoeken van de bibliotheekcollectie. Toen een collega met pensioen ging, volgde Yvonne hem op als manager van de documentatieafdeling. Om haar afdeling verder te professionaliseren, volgde ze een cursus marketing informatiediensten. Hier leerde ze hoe ze de diensten van haar afdeling binnen de bibliotheek kon promoten.

Wat zijn je carrièremogelijkheden?

Als informatiespecialist kun je bijvoorbeeld bij grote bibliotheken of overheidsorganisaties zoals ministeries doorgroeien naar een managementfunctie. Je leidt dan de documentatie- en informatieafdeling.

Doelen stellen, het volgen van een cursus of het maken van een persoonlijk ontwikkelingsplan (pop), zijn goede manieren om promotie te maken.

Welke beroepen lijken erop?

Aanbevolen websites

Het tijdschrift Informatieprofessional heeft op zijn website nieuwsberichten en vacatures staan op het gebied van informatievoorziening.

Auteur: Janine Bruinooge